Ultimo aggiornamento 27 giugno 2015

STRUTTURA APPLICATIVO SI-Grc

Perché l’applicativo si chiama sistema integrato del rischio clinico?

Il Si-Grc integra e correla informazioni gestisce nell’applicativo in diversi moduli verticali, ognuno dei quali ha un focus specifica sulla qualità e sicurezza delle cure:

• Segnalazione Eventi avversi
• Segnalazione eventi sentinella
• Segnalazione cadute
• Richieste di risarcimento (procedimento stragiudiziale, civile e penale)
• Richieste attestazione volontaria pratiche per la sicurezza del paziente

Cosa si intende per processo?

Un processo rappresenta un flusso informativo di uno specifico processo organizzativo che gestisce e traccia tutte le informazioni da parte degli utenti coinvolti.

Ad esempio, nella segnalazione degli eventi avversi, il processo è costituito dalla gestione di tutto il processo di segnalazione e gestione dell'evento (a partire dalla segnalazione, alla sua analisi preliminare, alla valutazione del suo esito, la realizzazione di M&M o audit grc fino alla valutazione e validazione dell’analisi di approfondimento dell’evento), la quale prevede l’intervento di diverse figure professionali: segnalatore, facilitatore, crm e staff.

Ogni figura (ruolo) ha dei compiti specifici da svolgere all’interno del processo.

Sempre continuando con l’esempio della segnalazione degli eventi avversi, il segnalatore segnala l’evento; il facilitatore lo prende in carico e ne fa un'analisi preliminare valutandone il suo esito e redige o un M&M o un Alert Report; il Crm o lo staff verifica l’analisi fatta dal facilitatore e ne può richiedere una integrazione o procede a una sua validazione.

Per ogni compito sono stati individuate le informazioni da registrare e gestire nell’applicativo, condivise con gli utenti finali.

SEGNALAZIONE EVENTO O CADUTA

Chi può fare una segnalazione di un evento?

Tutti gli operatori sanitari potenzialmente possono segnalare un evento, anche quelli che non hanno una formazione sul rischio clinico, ma dimostrano una sensibilità alla segnalazione e all’analisi critica dell’ambiente in cui lavorano.

Tutti gli operatori (anche se muniti di username e password per accedere all’area riservata dell’applicativo) devono fare la segnalazione dall’area pubblica, senza fare il login.

Chi può fare una segnalazione di una caduta?

Tutti gli operatori sanitari potenzialmente possono segnalare una caduta, anche quelli che non hanno una formazione sul rischio clinico, ma dimostrano una sensibilità alla segnalazione e all’analisi critica dell’ambiente in cui lavorano.

Tutti gli operatori (anche se muniti di username e password per accedere all’area riservata dell’applicativo) devono fare la segnalazione dall’area pubblica, senza fare il login.

La segnalazione deve essere fatta obbligatoriamente online?

Il processo per la gestione della segnalazione inizia con la registrazione della segnalazione online. In una prima fase però è possibile pensare che possano ancora sussistere le segnalazioni cartacee o informali (telefoniche), ma devono comunque essere registrate online.

È possibile fare ancora una segnalazione cartacea?

Si, è possibile, ma deve comunque essere registrata online nell’area pubblica del Si-Grc.

A chi può essere inviata una segnalazione di un evento o di una caduta?

La segnalazione dell’evento viene inviata al facilitatore prescelto dal segnalatore.

Il facilitatore è individuato tra l’elenco dei facilitatori presentati dall’applicativo sulla base dell’azienda e della struttura organizzativa nella quale si è verificato l’evento.

Al facilitatore selezionato arriva una notifica della segnalazione (ovvero un messaggio che gli indica che c’è una segnalazione di un evento che potrebbe riguarda la struttura nella quale svolge la sua attività di facilitatore), verifica se questa è di sua competenza, altrimenti la può assegnare a un altro suo - ad un- collega facilitatore.

All’invio della segnalazione viene inviata una notifica anche al Clinical Risk Manager aziendale (il referente aziendale per la gestione del rischio clinico), in modo che lui abbia sempre una visione complessiva dell’andamento delle segnalazioni.

Nota bene: i nominativi dei facilitatori sono stati inviati dall’azienda.

Una segnalazione può essere riassegnata se il referente aziendale prescelto era sbagliato?

Si. E’ il facilitatore al quale arriva la notifica della segnalazione, che può riassegnarla in caso non sia effettivamente di sua competenza.

All’arrivo della notifica, il facilitatore deve prendere in visione la segnalazione e alla fine rispondere alla domanda se questa è di sua competenza o meno. In caso negativo, può scegliere dall’elenco dei facilitatori quello competente.

Il segnalatore è sempre tenuto al corrente su cosa l’azienda ha fatto in merito alla sua segnalazione?

Il segnalatore riceve all’invio della segnalazione un primo messaggio di feedback sull’applicativo. Gli viene anche comunicato che la segnalazione da quale momento in poi è in carico al facilitatore.

Il segnalatore riceve anche una email una volta che il facilitatore prende in carico la segnalazione con un messaggio che lo ringrazia e gli comunica che verrà tenuto al corrente dell'analisi della sua segnalazione evidenziando anche il codice identificativo della segnalazione.

Esiste un tempo minimo per prendere in carico una segnalazione?

Il facilitatore ha 15 giorni di tempo per prendere in carico o riassegnare la segnalazione.

Cosa succede se la segnalazione viene presa in carico dopo 15 giorni dalla segnalazione?

Se si superano i 15 giorni previsti per la presa in carico, il processo può comunque andare avanti, ma verrà tracciato che i tempi sono stati più lunghi rispetto a quelli prestabiliti.

Viene garantita la confidenzialità della segnalazione?

Si. I dati del segnalatore rimangono visibili al facilitatore finché lui non ha preso in carico la segnalazione.

Nello storico delle attività della segnalazione degli eventi avversi, la segnalazione risulta associata a un utente anonimo.

È possibile risalire ai dati del segnalatore? Chi li vede?

I dati del segnalatore sono visibili solo al facilitatore al quale è stata affidata la segnalazione: dopo essere stata presa in carico, scompaiono dall’applicativo e non sono più visibili.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ MODULI

La funzionalità LE MIE ATTIVITÀ cosa permette di fare?

La funzionalità LE MIE ATTIVITÀ riepiloga sotto forma di tabella l’elenco di tutte le attività in cui l’utente ha un ruolo attivo, ovvero ha dei compiti a suo carico, nel modulo di riferimento.

La tabella riepiloga tutti i compiti che richiedono l’intervento dell’utente, i quali possono essere ordinati sulla base dell’intestazione di ogni colonna della tabella: ad esempio per id segnalazione, data registrazione, nome attività, ecc.

La funzionalità PROCESSI DA GESTIRE cosa permette di fare?

La funzionalità PROCESSI DA GESTIRE elenca sotto forma di tabella tutti i processi in corso e conclusi del modulo di riferimento.

La tabella riepiloga tutti i compiti di tutti gli utenti coinvolti nel processo nei vari stadi di avanzamento, specificando da chi è stato iniziato (iniziato da), quando (inizio del processo) e lo stato di avanzamento del processo (stato).

Tutti i processi possono essere ordinati sulla base dell’intestazione di ogni colonna della tabella: ad esempio: id segnalazione, data registrazione, iniziato da, ecc.

Quale è lo scopo dello storico delle attività?

Lo STORICO DELLE ATTIVITÀ è una funzione sempre presente in fase di compilazione dei vari form. Riepiloga tutte le attività svolte e da chi, rendendo visibile graficamente tutti gli operatori coinvolti nella gestione delle informazioni del modulo di riferimento.

Rappresenta un ausilio per l’utente che ha la possibilità di contattare i colleghi che hanno inserito certe informazioni. Ad esempio, nel modulo di segnalazione i ruoli che si alternano nello storico delle attività sono il segnalatore (anonymous), il facilitatore, il CRM o lo staff.

Nel modulo per la richiesta dei risarcimenti, invece, se la richiesta è legata al processo di cura (procedimento stragiudiziale), i ruoli che si alternano nello storico delle attività sono gli affari generali, il responsabile della medicina legale, il medico legale, il CGS ed eventualmente il CRVS.

È possibile cancellare un processo?

Si, è possibile, anche se non tutti i profili dell’applicativo sono abilitati a farlo.

Cancellare un processo significa eliminare tutto il tracciato dati del processo per il quale si richiede la cancellazione.

Alla richiesta di cancellazione da parte di un utente deve essere aggiunta una motivazione che spiega le ragioni che determinano questa eliminazione.

Questo presuppone che il processo debba essere reinserito completamente dopo la sua cancellazione.

Quale ruolo nell’applicazione è abilitato a cancellare un processo?

La procedura di cancellazione non è abilitata per tutti i profili utenti dell’applicativo.

Nel modulo IR, la cancellazione del processo è delegata soltanto al profilo CRM. Il facilitatore deve fare richiesta di cancellazione al proprio CRM telefonandogli o scrivendogli una e-mail e spiegando il motivo. Per procedere alla cancellazione, infatti, è sempre necessario specificare la causa della sua cancellazione.

Nel modulo Cadute, la cancellazione del processo è delegata soltanto al profilo CRM. Il facilitatore deve fare richiesta di cancellazione al proprio CRM telefonandogli o scrivendogli una e-mail e spiegando il motivo. Per procedere alla cancellazione, infatti, è sempre necessario specificare la causa della sua cancellazione.

Nel modulo ES, la cancellazione del processo è delegata soltanto al profilo Centro GRC. Il CRM deve fare richiesta di cancellazione al proprio Centro GRC telefonandogli o scrivendogli una e-mail e spiegando il motivo. Per procedere alla cancellazione, infatti, è sempre necessario specificare la causa della sua cancellazione.

Nel modulo delle richieste di risarcimento, la cancellazione del processo è delegata soltanto al profilo Responsabile Affari Generali o Responsabile Affari Legali. L’utente che richiede la cancellazione della pratica deve fare richiesta di cancellazione al proprio Responsabile Affari Generali o Responsabile Affari Legali telefonandogli o scrivendogli una e-mail e spiegando il motivo. Per procedere alla cancellazione, infatti, è sempre necessario specificare la causa della sua cancellazione.

È possibile modificare le informazioni tracciate in un processo?

Si, è possibile. È necessario utilizzare il bottone Visualizza/modifica dati di processo per modificare i dati dei compiti già compilati. Si veda la domanda "È possibile modificare le informazioni della segnalazione di un evento, l’analisi preliminare, M&M o Alert Report?"

Esiste un salvataggio in bozza del compito?

L’applicativo non prevede una funzione di salvataggio in bozza. Il compito può essere sospeso fintanto che non si hanno tutte le informazioni da inserire. Lo si ritrova in Attività da fare.

Sarebbe possibile procedere con un primo salvataggio lo si può fare, ma è necessario compilare almeno per i campi obbligatori subito per poi eventualmente modificarli e integrarli con la funzionalità Visualizza/Modifica dati del processo, il che risulterebbe illogico.

La compilazione del compito è pensare per essere registrata una volta che si hanno le informazioni a disposizione.

PERSONALIZZAZIONE PROFILO

Cosa è come posso personalizzare il mio profilo?

Una volta che si accede alla propria pagina personale, l’utente vede in altro a destra il proprio identificativo (nome e cognome).

Cliccandoci sopra, può selezionare la funzionalità Il mio profilo, la quale apre una seconda finestra di navigazione.

Solo la sezione Dettagli e Password sono eventualmente modificabili. Le altre opzioni sono preimpostate e non modificabili.

Su Dettagli è possibile:

• Personalizzare l’immagine del proprio profilo;
• Modificare il proprio indirizzo email;
• Indicare i propri dati anagrafici (data di nascita, genere)

Su Password è possibile modificare la propria password e la domanda per recuperarla in caso di dimenticanza.

TASSONOMIA ICPS (International Classification Patient Safety - Who)

In quali moduli è integrata la tassonomia ICPS (International Classification Patient Safety)?

La tassonomia ICPS è integrata nei sottomoduli RLS: IR e ES.

La compilazione della tassonomia ICPS è obbligatoria?

Nel modulo IR, la compilazione è facoltativa nell’analisi preliminare dell’evento (non è contraddistinta da asterisco). Diventa obbligatoria se l’esito della preanalisi è audit grc (contraddistinta da asterisco).

Nel modulo ES, la compilazione è facoltativa nella segnalazione dell’evento - scheda A (non è contraddistinta da asterisco). Diventa obbligatoria nella compilazione della scheda B (contraddistinta da asterisco).

Si può comunque iniziare a compilare nella scheda A (e le classificazioni selezionate verranno visualizzate successivamente con possibilità di eliminazione e aggiunta).

AZIONI DI MIGLIORAMENTO

In quali moduli sono previste le azioni di miglioramento?

Le azioni di miglioramento sono previste in tutto il modulo RLS (segnalazione e gestione eventi avversi, segnalazione e gestione eventi sentinella, segnalazione e gestione cadute).

Il SI-Grc focalizza molto l’attenzione sul monitoraggio dell’applicazione delle azioni di miglioramento, ovvero una volta ipotizzate (sulla base dei tempi di applicazione ipotizzati - 3, 6, 12 mesi) viene richiesto all’utente di riportare l’esito dell’azione proposta (se è stata realizzata o meno).

Quali informazioni vengono richieste per l’inserimento dell’azione di miglioramento?

Per ogni azione di miglioramento prevista, è necessario compilare queste informazioni:

• Descrizione, ovvero un breve testo che espliciti l’oggetto dell’azione di miglioramento;
• Responsabile dell’azione, ovvero l’utente deve indicare a chi fa capo la responsabilità dell’applicazione dell’azione, scegliendo tra un elenco a tendina;
• Livello di applicazione (Sistema / Aziendale / Presidio / Distretto / Struttura operativa / Altro), ovvero il livello organizzativo sul quale incide l’azione ipotizzata;
• Tempi di applicazione (3 – 6 – 12 mesi), ovvero i tempi previsti per l’applicazione dell’azione ipotizzata;
• Indicatore di monitoraggio misurabile, ovvero l’utente deve esplicitare se è previsto un indicatore di esito associato all’azione di miglioramento che dovrà essere misurato dopo che l’azione è stata applicata;
• Giorno della misura indicatore, ovvero l’utente deve indicare il giorno entro il quale intende misurare per la prima volta l’indicatori di monitoraggio. Questa data può non coincidere con i tempi di applicazione dell’azione di miglioramento;
• Periodicità misura indicatore monitoraggio, ovvero l’utente deve indicare ogni quanto l’azienda intende continuare a monitorare l’indicatore di monitoraggio;
• Classificazione azione migliorativa (applicazione tassonomia ICPS sull’azione migliorativa);
• Classificazione azione riduzione rischio (applicazione tassonomia ICPS sull’azione di riduzione del rischio);
• Coinvolgimento Direzione Aziendale, ovvero l’utente deve esplicitare se è previsto il coinvolgimento della Direzione Aziendale per l’applicazione dell’azione di miglioramento ipotizzata.

La data dell’indicatore di monitoraggio corrisponde con la data ipotizzata per l’applicazione dell’azione di miglioramento?

La data dell’indicatore di monitoraggio può non coincidere con i tempi di applicazione dell’azione di miglioramento.

Se ad esempio, l’azione di miglioramento prevede l’applicazione del braccialetto identificativo del paziente, è possibile che i tempi di applicazione ipotizzati siano 12 mesi.

L’indicatore di monitoraggio potrebbe essere: numero braccialetti applicati in PS/ numero accessi PS. Il giorno della misura potrebbe essere ipotizzato a 18 mesi, ovvero 6 mesi dopo che l’azione di miglioramento è stata applicata.

Di chi è la responsabilità effettiva dell’attuazione dell’azione di miglioramento?

La responsabilità dell’applicazione dell’azione di miglioramento ricade sul responsabile dell’azione di miglioramento. Il facilitatore ha solo il compito di riportare l’esito dell’azione, ovvero se è stata realizzata o meno sulla base delle informazioni fornite dal responsabile, con il quale si deve confrontare per poter rispondere ai quesiti posti dall’applicativo sul monitoraggio dell’azione di miglioramento.

MODULO IR

Quali sono i ruoli (tipologia di utenti) coinvolti nella segnalazione degli eventi avversi?

Nella segnalazione e gestione degli eventi avversi i ruoli coinvolti sono: il segnalatore (qualsiasi operatore sanitario del sistema regionale), il facilitatore, il Clinical Risk Manager e lo staff a lui afferente.

È possibile fare un M&M o un audit svincolato da segnalazione sia per il profilo facilitatore che per il profilo CRM?

Al momento questa funzionalità non è ancora disponibile. Verrà implementata a breve. Per il momento potete solo inserire M&M e Audit collegati a una segnalazione.

È possibile modificare le informazioni della segnalazione di un evento, l’analisi preliminare, M&M o Alert Report?

Il bottone '''Visualizza/modifica dati di processo''' permette di modificare i dati dei compiti già compilati. Ad esempio, se il facilitatore sta redigendo l’Alert Report di un evento, può modificare i dati precedentemente inseriti dell’analisi preliminare dell’evento e della segnalazione. Quelli relativi all’alert report non sono ancora modificabili perché in scrittura in quel momento.

Cliccando il bottone Visualizza/modifica dati di processo, nel corpo pagina vengono caricati e visualizzati tutti i dati che possono essere modificabili.

Risulta chiaro capire quali informazioni sono modificabili: tutte quelle che hanno vicino l’icona Matita.

Selezionando l’icona Matita, è possibile modificare, correggere o integrare le informazioni precedentemente inserite.

Selezionando l’icona Dischetto le modifiche vengono salvate e sostituiscono la versione precedente. E’ possibile ripristinare la versione precedente selezionando l’icona ''Ricarica''.

Per ritornare in scrittura nel compito corrente (nell'esempio la scrittura di Alert Report), è necessario cliccare nuovamente il bottone Visualizza/modifica dati di processo.

Alcune informazioni non sono modificabili: sono quelle che determinano uno snodo nel flusso: ad esempio se è stato scelto che per quell'evento l'analisi prescelta è stata M&M, non è possibile cambiarla con Audit GRC (scrittura Alert Report) e viceversa. Questo perché le informazioni correlate alle due diverse tipologie di analisi sono completamente diverse. In questi casi se c’è stato un errore di fondo, è necessario cancellare il processo e ripartire con la segnalazione.

Cosa viene richiesto della documentazione sanitaria nel modulo di Incident Reporting quando il paziente é coinvolto?

In caso di coinvolgimento di paziente, vengono richieste anche informazioni in merito alla documentazione sanitaria.

È obbligatorio comunicare da quale setting è transitato il paziente (ricovero, pronto soccorso e ambulatorio), senza necessariamente fornire indicazioni che facciano risalire all’identità del paziente.

Sono infatti presentati tre blocchi informativi relativi alla documentazione sanitaria:

• Ricovero
• Pronto soccorso
• Ambulatorio

Per ciascuno blocco viene richiesto se si hanno a disposizione informazioni sulla documentazione sanitaria.

Le opzioni di risposta sono:

1. Si, in caso si vogliano fornire dettagli sulla documentazione sanitaria, fornendo nosologico, "codice identificativo" della documentazione del pronto soccorso o dell’ambulatorio;
2. No, in caso in caso non si vogliano fornire dettagli sulla documentazione sanitaria
3. Non è transitato da questo setting.

Come si gestisce il monitoraggio delle azioni di miglioramento?

Nel modulo Incident reporting - Eventi Avversi è presente la funzionalità MONITORAGGIO. Selezionandola, vengono visualizzate tutte le azioni di miglioramento ipotizzate per i singoli venti analizzati con esito audit grc.

Le azioni possono essere visualizzate in ogni momento, ma l’utente potrà aggiornare le informazioni riguardanti l’esito solo allo scadere del tempo di applicazione ipotizzato (3, 6, 12 mesi). Finché il tempo di applicazione non è "scaduto", l’utente può soltanto vedere in modalità di lettura (senza possibilità di modifica) le informazioni a suo tempo inserite.

Un mese prima della scadenza del tempo di applicazione, l’utente riceve una notifica su SI-Grc per ricordargli che entro un mese dovrà fornire le informazioni necessarie ad esplicitare l’esito dell’azione di miglioramento.

Sul calendario della nome personalizzata, inoltre, vengono evidenziate nel giorno della scadenza le azioni di miglioramento per le quali è necessario riportarne l’esito.

MODULO EVENTI SENTINELLA

Quali sono i ruoli (tipologia di utenti) coinvolti nella segnalazione degli eventi sentinella?

Nella segnalazione e gestione degli eventi sentinella i ruoli coinvolti sono: il Clinical Risk Manager, Il Centro Gestione Rischio Clinico e la struttura nella quale si verifica l’evento sentinella.

Da chi può essere segnalato un evento sentinella?

Esistono tre diversi scenari di segnalazione dell’evento sentinella:

1. E’ il Centro Gestione Rischio Clinico che viene a sapere dell’evento prima che gli venga comunicato dal CRM. In questo caso, si chiede al CRM di verificare che le informazioni prevenute al Centro siano veritiere e in caso affermativo di iniziare la compilazione della scheda A (segnalazione Evento sentinella);
2. E’ la struttura nella quale si verifica l’evento sentinella che avverte il CRM, il quale inizia la compilazione della scheda A (segnalazione Evento sentinella) dopo un confronto informale con il segnalatore;
3. E’ direttamente il CRM che da inizia al processo di gestione dell’evento sentinella, compilando direttamente la scheda A.

Chi invia le informazioni riguardanti gli eventi sentinella al ministero per soddisfare il debito informativo (simes) e con quali tempi?

L’invio della scheda A e B al Ministero è a carico del Centro GRC tramite l’applicativo Si-Grc.

MODULO RICHIESTE DI RISARCIMENTO

Quali tipi di procedimento di richieste di risarcimento vengono gestite nell’applicativo?

Il modulo per le richieste di risarcimento al momento prevede la gestione delle pratiche per i procedimenti stragiudiziali, i procedimenti civili (ATP, CTP, 702bis, Ricorso) e i procedimenti penali.

Chi invia le informazioni riguardanti le richieste di risarcimento al ministero per soddisfare il debito informativo (simes) e con quali tempi?

L’invio delle richieste di risarcimento al Ministero è a carico del Centro GRC tramite l’applicativo Si-Grc.